§ 8. Інвентаризація та порядок її проведення

Інвентаризація — це визначення фактичних залишків товарно- матеріальних цінностей та грошових коштів, а також усіх розрахунків підприємства. Вона здійснюється відповідно до Закону «Про бухгалтер­ський облік та фінансову звітність в Україні», інших відомчих актів.

Розрізняють повну та часткову інвентаризації. Повна інвентариза­ція охоплює всі активи, зобов’язання та власний капітал, а часткова — тільки окремі їхні види.

Щонайменше два рази на рік підлягають інвентаризації продоволь­чі товари на складах, товари і тара в магазинах та на інших дрібних торговельних підприємствах, розрахунки з кредиторами та дебіторами; щонайменше один раз на квартал інвентаризуються розрахунки з фі­нансовими органами за відрахуванням податків та здійсненням інших платежів до бюджету; один раз на місяць — грошові кошти, цінності та документи суворої звітності.

Перебіг інвентаризації матеріальних засобів складається з декіль­кох етапів. Перший етап — підготовка до інвентаризації; другий — ви­явлення, підрахування та описування наявних матеріальних засобів шляхом складання інвентаризаційних відомостей або описів; третій — оцінювання виявлених, підрахованих та описаних засобів у їхній первісній або зміненій вартості; четвертий — визначення розбіжностей між виявленими фактичними залишками та залишками, зазначеними на рахунках бухгалтерського обліку, і встановлення їх причин.

Проведення інвентаризації є обов’язковим: у разі передання дер­жавного підприємства чи установи в оренду, приватизації майна дер­жавного підприємства, реорганізації державного підприємства в акці­онерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законо­давством; перед складанням річної бухгалтерської звітності; у разі зміни матеріально відповідальних осіб; у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, пошкодження цінностей; за вказівкою судово- слідчих органів; у разі пожежі або стихійного лиха.

Для проведення інвентаризації на підприємствах створюються інвентаризаційні комісії постійної дії, до складу яких входять керівни­ки підприємств або їхні заступники, головні бухгалтери, керівники структурних підрозділів, представники громадськості. Вони виконують профілактичну роботу із забезпечення зберігання цінностей, організо­вують проведення інвентаризації, перевіряють правильність виведен­ня результатів.

Для безпосереднього проведення інвентаризації створюються ро­бочі комісії, які встановлюють фактичну наявність цінностей, разом з бухгалтерією беруть участь у визначенні результатів інвентаризації та вносять пропозиції щодо усунення виявлених недоліків. За необ’єктивність проведення інвентаризації члени інвентаризаційних комісій притягуються до відповідальності.

Інвентаризаційну комісію очолює спеціально призначений голова. Склад комісії оголошується його наказом. Печатка під час інвентари­зації знаходиться у голови інвентаризаційної комісії, ключ від місця зберігання цінностей — у матеріально відповідальної особи.

У відповідальних за зберігання цінностей осіб до початку інвента­ризації береться розписка про те, що всі документи, які підтверджують надходження і витрати цінностей (прибуткові та витратні накладні,прибуткові та витратні касові ордери, товарні та касові звіти), із зазна­ченням їхніх останніх номерів здано до бухгалтерії та що неоприбут- кованих чи несписаних у витрати цінностей у них немає.

Наявність цінностей визначається шляхом обов’язкового підраху- вання (зважування, обмірювання тощо) у встановлених одиницях виміру. Дані інвентаризації фіксуються в інвентаризаційному описі, де вказу­ються: склад комісії, що проводить перевірку цінностей, час і місце проведення; назва цінностей, їхня характеристика (артикул, сорт тощо); одиниці виміру, ціна, кількість та сума. Підсумкові дані підраховують за кожною сторінкою (при цьому кількість натуральних показників указу­ється літерами) та підписують усі члени інвентаризаційної комісії.

Інвентаризаційний опис складається під час перевірки і відразу — в чистовому варіанті. Складання чорнових варіантів категорично за­бороняється. Після закінчення перевірки фактичної наявності ціннос­тей матеріально відповідальна особа в спеціальній «Розписці» зазначає, що вона не має претензій до інвентаризаційної комісії, що все переві­рено в її присутності і відповідає дійсності, а особливо — що ціннос­ті після інвентаризації залишаються на її відповідальному зберіганні.

Для порівняння даних, встановлених під час зняття фактичних за­лишків, крім документальних відомостей, складається також порів­няльна, за допомогою якої можна виявити різницю між фактичними і документальними даними у вигляді залишків чи нестачі цінностей.

Перед виведенням підсумкового результату в разі виявлення за­лишків чи нестачі визначаються причини їх утворення (наприклад, пересортиця або природні збитки). Під пересортицею розуміють від­пуск одних цінностей замість інших, подібних за зовнішніми показни­ками. Якщо пересортиця сталася внаслідок подібності матеріальних цінностей, а не створена умисно матеріально відповідальною особою, то у такому разі допускається зарахування нестачі залишками.

Природний збиток — це зміна обсягу, маси, інших фізичних пара­метрів цінностей шляхом усушки, утруски та розпилення. Природний збиток у разі виявлення нестачі цінностей списується в межах допус­тимих норм. Норма природного збитку визначається відсотком, який залежить від виду цінностей та строку їхнього зберігання і врахову­ється залежно від кількості реалізованих цінностей між попередньою та поточною інвентаризаціями.

Після списання нестачі та залишків, що утворилися внаслідок пересортиці та природного збитку в межах допустимих норм, визна­чається кінцевий підсумок інвентаризації, який фіксується у порів­няльній відомості.

До інвентаризаційного опису та порівняльної відомості обов’язково додаються пояснення матеріально відповідальних осіб про причини утворення нестачі чи залишків, висновок інвентаризаційної комісії щодо цих пояснень, рішення керівника організації за підсумками ін­вентаризації.

Заходи з інвентаризації вважаються завершеними тільки після повного з’ясування причин виявлених розбіжностей з обліковими даними, відрегулювання цих розбіжностей щодо законодавства та їх­нього відображення на рахунках бухгалтерського обліку. Узагальнення практики розслідування розкрадань свідчить про те, що матеріали інвентаризацій, де міститься значна доказова інформація, досить час­то є підставою для порушення кримінальних справ. Аналіз причин, встановлених у процесі інвентаризації нестач і залишків, дає змогу виявити зловживання та осіб, що їх припустилися.

Інвентаризації та аналіз їхніх підсумків є одним із шляхів одержан­ня доказів під час розслідування справ про розкрадання. Через те для працівників правоохоронних органів важливого значення набувають знання про періодичність та порядок проведення інвентаризацій.