§ 6. Первинні та облікові реєстри. Форми бухгалтерського обліку

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факти здійснення господарських операцій. Такі документи мають бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, — одразу після її закінчення. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первин­них документів можуть складатися зведені облікові документи.

Інформація, що міститься в прийнятих до обліку первинних до­кументах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в ре­єстрах синтетичного та аналітичного обліків шляхом подвійного за­пису і на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку. Реєстри мають вигляд паперових аркушів, пристосованих для реєстрації і гру­пування в них даних щодо наявності активів і операцій з ними, зафік­сованих у первинних носіях інформації.

У реєстрах заздалегідь указують кореспонденцію рахунка, що по­легшує облікову реєстрацію та забезпечує правильність відображення господарських операцій на рахунках.

Операції в іноземній валюті відображуються також у валюті роз­рахунків та платежів за кожною іноземною валютою окремо.

Дані аналітичних рахунків мають відповідати рахункам синтетич­ного обліку на перше число кожного місяця.

Реєстри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період реєстра­ції господарських операцій, містити прізвища і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції відображуються в облікових реєстрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Підприємство зобов’язане запобігати будь-якому виправленню за­писів у первинних документах і реєстрах бухгалтерського обліку та забезпечувати їх належне зберігання протягом встановленого строку.

Відповідальність за невчасне складання первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Реєстри бухгалтерського обліку класифікуються:

1) за характером бухгалтерських записів:

а) систематичні, що використовуються для записів господарських операцій у систематизованому вигляді за однорідними ознаками, тоб­то в бухгалтерських рахунках; такі записи ведуться в головній книзі, де узагальнюються записи за кожним рахунком,

б) хронологічні, що застосовуються для обліку всіх господарських операцій у хронологічному порядку їх здійснення та оформлення (журнали послідовного запису господарських операцій, касова книга та ін.).

в) комбіновані, в яких одночасно відображуються систематичні та хронологічні записи (наприклад, журнали-ордери);

2)  за змістом:

а) синтетичні, що відображують господарські операції в узагаль­неному вигляді й тільки у грошовому вимірі,

б) аналітичні, в яких кожна операція записується з необхідною повнотою, тобто у двох показниках (натуральному та грошовому) із пояснювальним текстом;

3)  за зовнішнім виглядом:

а) бухгалтерські книги, що застосовуються для систематичних і хронологічних записів (касова книга, товарна книга та ін.),

б) картки, що застосовуються для обліку основних засобів, товарно- матеріальних цінностей тощо,

в) відомості, що відкриваються до журналів-ордерів для одержан­ня додаткових даних про господарські операції.

Форма бухгалтерського обліку — це комплекс облікових реєстрів різної побудови і взаємозв’язку з певною послідовністю та порядком запису. Найпоширенішою формою бухгалтерського обліку в разі руч­ного оброблення інформації є журнально-ордерна, в разі механізова­ного — таблично-автоматизована.

В основі журнально-ордерної форми обліку лежить принцип гру­пування даних первинних документів шляхом використання нагрома- джувальних відомостей. Вона об’єднує такі облікові реєстри: журнали- ордери, відомості, розроблювальні таблиці, головну книгу.

Журнали-ордери побудовано за кредитною ознакою. За кредитом відповідного синтетичного рахунка облікова інформація в журналі- ордері систематизується у відповідних графах реєстру в розрізі корес­пондентських дебетованих рахунків. Журнали-ордери використовують­ся як для окремого рахунка, так і для груп взаємопов’язаних рахунків. Нагромаджувальні та групувальні відомості становлять додаткові ана­літичні показники, їхні підсумки переносять до журналів-ордерів.

Поряд із журналами-ордерами на підприємствах ведеться головна книга, в якій відображуються місячні підсумки за кожним рахунком із відповідних журналів-ордерів. При цьому кредитовий обіг із журналу- ордера за певним рахунком переноситься загальною сумою, а дебето­вий обіг кожного рахунка головної книги формується із різних журна­лів. Отже, синтетичний облік при журнально-ордерній формі забез­печує інформаційні зв’язки за кожним синтетичним рахунком: у журналах-ордерах — у розрізі дебетованих рахунків, а в головній книзі — кредитованих. У цьому полягає контрольна функція бухгал­терського обліку за станом об’єктів і змінами в них.

Головна книга впроваджується на рік, при цьому кожному місяцю виділяється окремий рядок. Для контролю за правильністю записів у синтетичному обліку дані головної книги порівнюються з даними обо­ротних відомостей аналітичних рахунків.

У реєстрах журнально-ордерної форми обліку всі господарські операції систематизуються в економічні групи, що дає змогу складати періодичну і річну звітність, здійснювати контроль за зберіганням майна і його використанням, управляти економікою підприємства, аналізувати результати господарської діяльності.