Розділ IV Документи первинного обліку та статистична звітність правоохоронних органів

§ 1. Поняття про документи первинного обліку

У статистиці всі дані, зібрані в процесі спостереження, прийнято реєструвати в документах первинного обліку, які зазвичай, мають назву статистичного формуляра. Статистичний формуляр — це документ єдиного зразка, який містить програму і результати статистичного спо­стереження. Він може мати різні назви: форма статистичного звіту, статистична картка, опитний лист, анкета, бланк та ін. Своєрідними та стабільними формулярами є офіційні форми первинного обліку та звітності.

Розрізняють два види формулярів — індивідуальні (карткові) і спис­кові. Індивідуальний формуляр містить відомості про одну одиницю сукупності та її ознаки. У списковому формулярі реєструються відо­мості про декілька одиниць сукупності. Утім кожний із цих видів формулярів має свої недоліки і переваги.

За індивідуальною (картковою) системою спостереження можна:

а) одержати дані за значно більшою кількістю ознак; б) підрахувати

картки за групувальними ознаками при розробці підсумків спостере­ження. Недолік карткової системи — значні витрати часу на заповнення кожної картки і значні матеріальні затрати на їх виготовлення й об­робку.

Спискова форма статистичного формуляра є: а) більш економічною; б) зручнішою для перевірки і машинної обробки. Недоліки спискової системи полягають в тому, що про окрему одиницю сукупності ми одержуємо значно менше інформації, ніж при картковій системі.

Унаслідок цього в правоохоронних органах карткова система ви­користовується ширше, а спискова система — переважно для реєстра­ції фактів, подій, заяв у різних журналах реєстрації, які найчастіше застосовуються з метою контролю повноти відображення тих чи інших фактів різними документами карткової системи.

Обов’язковим атрибутом кожного формуляра є його адресна час­тина, до якої заносяться відомості про джерело інформації, місце і час збирання даних. У формах статистичної звітності визначають також адресу і термін її подання. Адресна частина використовується пере­важно в контрольних цілях, а іноді й для одержання додаткових відо­мостей.

Забезпечити правильні відповіді на поставлені в статистичному формулярі питання допомагає інструкція. Нові документи первинного обліку карткової форми згідно з інструкцією завжди вводяться в дію. Їх значення полягає в тому, що якісно побудований облік дає змогу одержати достовірні показники, які характеризують стан, структуру і динаміку того чи іншого правового явища в країні в цілому і окремих її територіальних одиницях за різні проміжки часу. У кожній з інструк­цій наводяться роз’яснення стосовно правильного заповнення тих чи інших документів, що дозволяє уникнути помилок і доброякісно про­вести статистичне спостереження.