§ 3. Види документів первинного обліку органів суду та інших органів юстиції

В органах суду розглядаються як кримінальні, так і цивільні справи, а також справи про адміністративні правопорушення. Усі документи спискової форми відповідно до чинного законодавства заповнюються технічним персоналом суду. Він же заповнює і більшість документів карткової форми[1]. Зупинимося на правилах заповнення та подання доку­ментів карткової форми, які підписує суддя або головуючий у судовому засіданні. Згідно з чинним законодавством такими документами є: «Ста­тистична картка на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу» і форма № 46 «Картка обліку сум шкоди, завданої злочином».

В органах Державної судової адміністрації на базі даних, які міс­тяться в «Статистичній картці на особу, стосовно якої судом розгляну­то кримінальну справу», складаються звіти про роботу судів, аналізу­ються дані про судимість, її рівень, структуру і динаміку в окремих районах, містах, областях і в усій країні в цілому, про причини й умо­ви вчинення злочинів. Ці дані дають змогу проаналізувати практику діяльності судових органів з розгляду кримінальних справ, призна­чення покарання або звільнення від нього, визначити заходи щодо підвищення ефективності діяльності судів.

Основний принцип заповнення статистичної картки (вона містить 27 пунктів) полягає в тому, що в квадраті 26 із них обов’язково простав­ляється цифрове позначення, включаючи «0». «0» проставляється в тих випадках, коли вказані ознаки, які передбачені в пункті, відсутні.

Статистична картка заповнюється працівником апарату суду (кон­сультантом суду, помічником голови суду, помічником судді, спеціаліс­том із судової статистики), на якого такі обов’язки покладено головою суду чи особою, що виконує його обов’язки, відповідно до чинного законодавства. Вона заповнюється стосовно осіб, щодо яких до суду на розгляд надійшли кримінальні справи з обвинувальними висновка­ми або з постановами про застосування примусових заходів медично­го характеру чи стосовно яких судом порушено кримінальні справи в порядку ст. 27 КПК України.

Не заповнюється статистична картка на осіб, стосовно яких справу повернуто прокурору в порядку ст. 232 КПК України, а також щодо яких справу направлено за підсудністю.

На кожну особу заповнюється окрема статистична картка. Заповне­ння статистичної картки починається із зазначення українською мовою імені, по батькові особи, стосовно якої розглядається кримінальна справа, номера кримінальної справи, кодових позначень Автономної Республіки Крим, області, міст Києва і Севастополя, суду, судді. Коди Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя за­повнюються згідно із Кодифікатором областей, коди судів та суддів визначаються відповідним територіальним управлінням Державної судової адміністрації, виходячи із порядкових номерів переліку судів області, регіону.

Статистична картка складається із шести розділів: 1) відомості про особу на момент учинення злочину; 2) відомості про злочин; 3) відо­мості про судове рішення; 4) відомості про апеляційне провадження;5) відомості про касаційне провадження; 6) відомості про набрання вироком (ухвалою, постановою) законної сили.

При надходженні на вирок (постанову, ухвалу) суду апеляції секре­тар заповнює контрольний талон відповідної статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, який над­силає до територіального управління Державної судової адміністрації, а заповнену головуючим статистичну картку — до апеляційного суду. У справах на декількох засуджених (виправданих, осіб, справи щодо яких закрито чи щодо яких застосовано заходи медичного характеру) в апеляційну інстанцію направляються статистичні картки на всіх осіб, у тому числі й тих, на вироки (постанови, ухвали) щодо яких не по­давалися апеляції.

Місцеві суди щомісяця до 10-го числа надсилають до територіаль­ного управління Державної судової адміністрації для оброблення статистичні картки на осіб, судові рішення щодо яких набрали законної сили, і контрольні талони від статистичних карток на осіб, стосовно яких справи направлені до апеляційної інстанції для перегляду судових рішень, винесених місцевими судами[2].

Другим документом первинного обліку, який також підписує (вка­зується прізвище і проставляється підпис) головуючий у справі, є фор­ма № 46 «Картка обліку сум шкоди, завданої злочином», що заповню­ється на справу, засуджений(ні) за якою скоїв(ли) закінчений злочин і визнаний(ні) винним(и) в заподіянні матеріальних збитків незалежно від того, заподіяно збитки одним або кількома злочинами. При наяв­ності двох і більше засуджених у справі вказується прізвище особи, яка записана у вироку першою.

Картка складається з трьох розділів: І. Відомості про судове рішен­ня; ІІ. Відомості про шкоду, завдану злочином; ІІІ. Відомості про ма­теріальні збитки, установлені судом. Якщо збитки від злочину відшко­довано в порядку цивільного судочинства, картку по обліку сум збитків заповнює той суд, який виносить остаточне рішення.

Документами первинного обліку в місцевих господарських судах є ста­тистичні картки, талони та реєстри, затверджені наказом Голови Вищо­го господарського суду України від 19.12.2003 р. № 66, яким регламен­тується порядок ведення, заповнення і використання статистичних карток, талонів і реєстрів: форма № 1. Статистична картка обліку ре­зультатів розгляду справи позовного провадження (крім визнання акта недійсним); форма № 2. Статистична картка обліку результатів розгляду справи про визнання акта недійсним; форма № 3. Статистична картка обліку справи, розглянутої із застосуванням Закону України «Про бан­крутство» від 14.05.1992 p.; форма № 5. Статистична картка обліку справи, розглянутої із застосуванням Закону України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом» від 30.06.1999 p.; форма № 3-А. Статистичний обліковий талон обліку кредиторів (з ініціюючим включно) у справі про визнання суб’єкта господарювання банкрутом; форма № 5-Р. Реєстр вимог кредиторів.

Статистичні картки первинного обліку заводяться на всі позовні заяви та заяви про визнання банкрутом. Кожній справі, порушеній провадженням місцевими господарськими судами, присвоюється но­мер у порядку, встановленому Інструкцією з діловодства в місцевих господарських судах України, затвердженою наказом Голови Вищого господарського суду України. Облікові картки подаються відповідним підрозділом для обробки даних у день вчинення суддею (колегією суддів) процесуальних дій.

До системи органів юстиції в широкому розумінні входять такі пра- возастосовчі установи і організації, як Державна виконавча служба, нотаріат, органи реєстрації актів цивільного стану, адвокатура та судово- експертні установи. Ці органи юстиції на підставі документів первин­ного обліку складають статистичну звітність про свою діяльність і в установлені строки подають її до статистичних органів і своїх відомств.

Державна виконавча служба здійснює виконання рішень судів та інших органів відповідно до чинного законодавства України. Основними до­кументами первинного обліку в Державній виконавчій службі є: книга обліку виконавчих документів, переданих державному виконавцеві (форма № 2); алфавітний покажчик до виконавчих документів (форма № 3); облікова картка на заведене виконавче провадження (форма № 5).

В установах Державного департаменту України з питань вико­нання покарань документами первинного обліку є: особова справа за­судженого, облікова картка на засудженого, який відбував покарання раніше в місцях позбавлення волі, а також на засудженого, який прибув до установи.

У нотаріальних конторах (у тому числі і приватних) статистичне спостереження здійснюється за списковою формою, тобто в одному реєстрі (списку) або журналі реєструються відомості про всі нотаріальні дії (договори відчуження нерухомого майна, транспортних засобів, земельних ділянок, договори застави, шлюбні контракти, засвідчення заповітів, видача свідоцтв про право на спадщину, засвідчення ві­рності копій документів тощо).

Органи реєстрації актів громадянського стану, здійснюючи ста­тистичне спостереження за демографічними процесами в країні, також використовують спискові формуляри-книги спеціального зразка для реєстрації актів громадянського стану: про народження, смерть, одру­ження, розірвання шлюбу, встановлення батьківства, переміну прізвищ, імен, по батькові, поновлення й анулювання записів та ін. Первинні документи органів реєстрації актів громадянського стану містять різ­номанітну інформацію про народжених, померлих, одружених, розлу­чених тощо. На підставі цих даних складаються статистичні звіти про роботу органів реєстрації актів громадянського стану. Дані цих звітів мають велике пізнавальне значення, на їх основі проводяться наукові дослідження демографами, соціологами, юристами, економістами та іншими спеціалістами для підготовки пропозицій щодо розробки соці­альних програм, покращення демографічної ситуації в країні.

Для обліку діяльності органів адвокатури у всіх колегіях адвокатів уведені реєстраційні картки на пораду, заяву, згоду на ведення кримі­нальних і цивільних справ, надання юридичних консультацій і допо­моги фізичним і юридичним особам тощо.

Документами первинного обліку в судово-експертних установах є облікові картки по експертному виробництву, реєстраційні книги і журнали обліку роботи судово-експертних установ. На основі цих документів складаються звіти про роботу цих установ.

Порядок ведення, заповнення і використання документів первинно­го обліку в зазначених органах регулюється відомчими інструкціями.