Глава 8. Ревізія як форма державного фінансового контролю - § 4. Проведення ревізії
§ 4. Проведення ревізії
Прибувши на підприємство, ревізор або керівник групи (бригади) зобов’язаний пред’явити керівнику своє посвідчення, наказ про призначення ревізії і одержати припис апарату підприємства про необхідність пред’явлення всіх документів, свідчень і пояснень щодо проведення ревізії.
Посадові особи органу державної контрольно-ревізійної служби мають право розпочати проведення ревізії за наявності підстав для її здійснення та за умови надання посадовим особам підконтрольних установ, інших суб’єктів господарської діяльності під розписку направлення на ревізію або копії рішення суду про дозвіл на проведення позапланової ревізії. Таке направлення має містити: дату його видання, назву органу державної контрольно-ревізійної служби, мету, вид, підстави, дату початку та закінчення ревізії, посади, звання та прізвища осіб, які її проводитимуть.
У копії рішення суду зазначаються підстави проведення ревізії, дата її початку та закінчення, а у разі проведення ревізії щодо суб’єктів господарської діяльності за поданням прокурора чи слідчого — номер, дата та підстави порушення кримінальної справи, орган, який порушив кримінальну справу. Ненадання цих документів або надання їх з порушенням установлених вимог є підставою для недопущення ревізорів до проведення ревізії.
У разі недопущення ревізорів до проведення ревізії та ненадання необхідних для перевірки документів, наявності інших об’єктивних і незалежних від ревізійної установи обставин, що унеможливлюють або перешкоджають проведенню ревізії, ревізор складає акт із зазначенням таких фактів, який підписується та вручається об’єкту контролю в тому самому порядку, що і акт ревізії.
Про такі факти ревізійна установа письмово інформує правоохоронні органи з метою вжиття заходів, передбачених законодавством.
Перешкоджання ревізорам у проведенні ревізії є підставою для застосування до об’єкта контролю санкцій, встановлених законодавством, і притягнення керівника об’єкта контролю до адміністративної відповідальності.
За таких обставин ревізія не вважається проведеною і ревізійна установа має право удруге організувати та провести ревізію об’єкта контролю, зокрема в плановому порядку протягом того самого календарного року.
Проведення ревізії не повинно порушувати нормальний режим роботи підприємства. Після одержання ревізорами припису (розпорядження) керівника підприємства про надання апаратом підприємства всіх документів, свідчень і пояснень, які необхідні для проведення ревізії, негайно перевіряється стан каси підприємства. Цю перевірку не можна відкладати навіть на короткий час, бо це дасть можливість касиру в разі нестачі грошей в касі відшукати кошти для її тимчасового покриття.
Про ревізію касової готівки складається окремий акт. Після перевірки каси ревізор знайомиться зі складом і структурою підприємства, його основними функціями, перевіряє, чи належно оформлені установчі документи, та правильність призначення керівників і головного бухгалтера. Якщо за період, що ревізується, мала місце зміна керівників, слід перевірити оформлення приймання-передавання підприємства новим керівником, бухгалтером.
Ревізор повинен ознайомитися з основними функціями і виробничими процесами підприємства шляхом власного огляду цехів (транспортного та ін.). Важливо, аби ревізор, проводячи ревізію, склав власне враження про підприємство не тільки на підставі документів, а й шляхом його обстеження. Підприємство, що ревізується, ревізор обстежує спільно з керівником, головним інженером чи головним бухгалтером підприємства.
Разом з обстеженням підприємства ревізор перевіряє усунення недоліків, виявлених попередньою ревізією.
Обстеження дає змогу встановити стан тієї чи іншої ділянки роботи, а аналіз господарської діяльності — причини і чинники наявних відхилень від норми. Документальна ревізія встановлює факти неправильних дій конкретних осіб та їх відповідальність за незадовільний стан підприємства, що ревізується.
Об’єктом документальної ревізії є виробнича, господарська та фінансова діяльність підприємства. Основним засобом перевірки слугують документи. Усі факти, що заноситимуться в акт ревізії, і всі висновки щодо результатів ревізії слід обґрунтовувати необхідними документами.
При перевірці господарських і фінансових операцій використовуються не тільки первинні документи, а й інші обліково-звітні матеріали:
а) планові і кошторисні матеріали, затверджені вищою організацією;
б) планові і кошторисні матеріали, спущені підконтрольною установою своїм підпорядкованим точкам;
в) дані періодичної і статистичної звітності, що надаються вищій організації та одержуються від підпорядкованих точок;
г) дані внутрішньогосподарського і статистичного обліку;
ґ) реєстри бухгалтерського обліку, картки, відомості для встановлення загальних оборотів за даним видом операцій з розміщенням проводок цих оборотів по кореспондентських рахунках;
д) оборотні відомості і картки аналітичного обліку;
е) зведені документи;
є) договори, замовлення, вахтові журнали та інші оперативні документи і листування;
ж) матеріали ревізій, обстежень і перевірок на підпорядкованих точках;
з) накази вищої організації щодо установи, яка ревізується;
и) накази і розпорядження керівників установи, що ревізується.
Усі залучені ревізором матеріали внутрішньогосподарського і статистичного обліку він повинен перевірити та уточнити за бухгалтерськими даними.
Ці дані необхідні ревізору для складання робочого плану ревізії, в якому він на підставі програми і попереднього ознайомлення з роботою контрольної установи та її структурою намічає конкретні завдання ревізії і порядок їх вирішення.
Маючи робочий план, ревізор може здійснювати свою роботу в певній системі, оцінювати кожний виявлений факт з точки зору поставлених завдань і одразу визначати місце та значення цього факту в майбутньому акті ревізії. Недосвідчений ревізор, що вбачає завдання ревізії у виявленні максимальної кількості фактів, збираючи дрібні порушення фінансової дисципліни незалежно від їх значення, звичайно настільки обтяжує акт різними незначними фактами, що на підставі цього акта часто неможливо зробити будь-які висновки.
Робочий план — це робочий зошит ревізора, куди він заносить на окремі сторінки основні завдання ревізії і послідовно відмічає весь перебіг перевірки. Правильно організована ревізія здійснюється в певній системі, що дає змогу послідовно виявляти серйозні факти, які характеризують недоліки підприємства, і завдяки цьому забезпечується чітка і документально обґрунтована відповідь на поставлені питання.
У першу чергу при ревізії слід скористатися матеріалами, що існують в підконтрольній установі в готовому вигляді. У разі необхідності ревізор може вимагати від відповідних відділів підконтрольної установи складання потрібних йому довідок, пояснень, обґрунтувань та ін. Самостійне складання ревізором будь-яких розрахунків, довідок, зведень є недоцільним, оскільки це може викликати сумніви, бо їх складено не працівниками підконтрольної установи. Всі необхідні матеріали ревізор має одержувати від відповідних відділів у закінченому і оформленому вигляді та з належними підписами.
Тривалість планової ревізії не повинна перевищувати 30 робочих днів, а позапланової — 15. Подовження строків проведення планової чи позапланової ревізії можливе тільки за рішенням суду на строк, що не перевищує 15 робочих днів для планової ревізії та 5 — для позапланової.