§ 4. Стадії нотаріального процесу

Нотаріальне процесуальне законодавство передбачає строки і по­слідовність вчинення дій, тобто стадійність нотаріального процесу.

Стадія нотаріального процесу як його складова частина утворю­ється сукупністю нотаріальних процесуальних дій, спрямованих до однієї найближчої процесуальної мети, і характеризується крім того специфічним колом суб’єктів, які володіють певними правами і обов’ язками, що реалізуються саме в цій стадії, процесуальними до­кументами, які нотаріус оформлює в даній стадії.

Виходячи з такого визначення, у нотаріальному процесі можна ви­окремити такі обов’язкові стадії: порушення нотаріальної справи; підготовка до вчинення нотаріальної дії; розгляд нотаріальної справи по суті й прийняття нотаріального акта.

Стадія порушення нотаріальної справи складається з подання за­яви (або усного звернення до нотаріуса) і прийняття її посадовою особою, яка вчиняє нотаріальну дію. Прийняттю заяви передує пере­вірка передумов права на вчинення даної нотаріальної дії і умов здій­снення цього права. Інакше кажучи, стадія порушення нотаріального провадження починається з моменту звернення заінтересованої у вчи­ненні нотаріальної дії особи до нотаріуса або іншої посадової особи і закінчується в той момент, коли нотаріус прийме рішення про те, що вправі і повинен вчинити дану нотаріальну дію або зобов’язаний в її вчиненні відмовити.

Підстави до відмови у порушенні нотаріальної справи вичерпно закріплені у законодавстві. Так, ст. 49 Закону передбачає, що нотаріус або інша посадова особа, що вчиняє нотаріальну дію, відмовляють у вчиненні нотаріальної дії, якщо: вчинення такої дії суперечить за­конові; дії підлягають вчиненню іншим нотаріусом чи іншою посадовою особою; з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень; правочин, що укладається від імені юридичної особи, не відповідає об­сягу її цивільної правоздатності. Нотаріус чи інша посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або міс­тять відомості, що порочать честь і гідність фізичних осіб.

Важливою гарантією, що захищає інтереси особи, якій нотаріус відмовив у вчиненні нотаріальної дії, є правило, згідно з яким нотарі­ус у таких випадках зобов’язаний викласти причини відмови у письмо­вій формі. Поряд з цим заінтересованим особам повинно бути роз’яснено порядок оскарження дій нотаріуса, що відмовив у вчинен­ні нотаріальної дії. Нотаріус не пізніше як у триденний строк виносить постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії, яка не відповідає певним вимогам (ч. 3 ст. 49 Закону).

У стадії порушення нотаріального процесу нотаріусом здійсню­ються також дії, спрямовані на встановлення особи, що звернулася щодо вчинення нотаріальної дії (ст. 43 Закону), і перевірка дієздатності фізичних осіб та правоздатності юридичних осіб, які беруть участь у правочинах (ст. 44 Закону).

Стадія підготовки як самостійна стадія нотаріального процесу має своїм завданням створити необхідні умови для правильного вчинення нотаріальної дії, забезпечити законність і обґрунтованість нотаріаль­ного акта. Підготовка до вчинення нотаріальної дії починається після того, як нотаріус впевнився, що у нього немає процесуально-правових підстав до відмови у порушенні даної нотаріальної справи, і закінчу­ється, коли нотаріус переконається в наявності всіх необхідних умов для вчинення нотаріального акта. Зміст стадії підготовки складають дії, пов’язані з установленням кола фактів, що мають значення для даної справи; визначенням кола доказів, що необхідні для підтверджен­ня цих фактів; вирішенням питання про склад осіб, які повинні будуть брати участь у вчиненні даної нотаріальної дії; забезпеченням надання всіх необхідних доказів і доведення до відома осіб, заінтересованих у справі, тієї інформації, отримання якої ними від нотаріуса передба­чено законодавством; роз’ясненням особам, що звернулися до нотарі­уса, значення вчинюваних нотаріальних дій з урахуванням можливих правових наслідків.

Вирішення питання, пов’язаного з установленням кола фактів, що мають значення для даної справи, базується на зверненні до матеріальної норми права. Наприклад, при посвідченні правочину про відчужен­ня жилого будинку або іншого нерухомого майна, що підлягає реєстра­ції, нотаріусом встановлюється і досліджується факт наявності права власності на вказане майно і осіб, які його відчужують (п. 49 Інструк­ції). При посвідченні договорів довічного утримання нотаріус повинен перевірити, чи є набувач жилого будинку (квартири) повнолітньою дієздатною фізичною особою (ст. 746 ЦК).

Нотаріус повинен також вирішити, якими засобами можна обґрун­тувати наявність або відсутність цих юридичних фактів, тобто з’ ясувати коло доказів по справі. У нотаріальному процесі це, як правило, письмо­ві докази. Наприклад, при посвідченні договорів про відчуження нерухомого майна доказами права власності на таке майно відчужува- ча можуть бути: нотаріально посвідчений договір купівлі-продажу, довічного утримання, дарування, міни; свідоцтво про придбання жи­лого будинку з прилюдних торгів; свідоцтво про право приватної власності на будинок тощо.

Установивши факти і докази, що їх підтверджують, нотаріус по­винен визначити коло суб’єктів процесу у даній справі. Передусім це заінтересовані особи та їх представники. У випадках, передбачених законом, це можуть бути також особи, що підписують правочини за­мість заінтересованих осіб, які самі цього зробити не можуть. Визна­чення кола інших суб’єктів обумовлюється матеріально-правовими особливостями конкретної нотаріальної справи. Найбільш широким колом суб’єктів характеризуються спадкові справи. Суб’єктами но­таріального процесу у таких справах можуть бути спадкоємці; хра- нителі, опікуни та інші особи, яким передано на зберігання спадкове майно; відповідні фінансові органи, якщо спадщину приймає держа­ва; свідки, присутність яких необхідна при складанні опису спадко­вого майна, тощо.

Після з’ясування кола суб’єктів нотаріус зобов’язаний вжити за­ходів щодо їх повідомлення, які б забезпечили їх участь у процесі. Так, відповідно до ст. 63 Закону державний нотаріус може зробити виклик спадкоємців шляхом публічного оголошення або повідомлення про це у пресі.

Згідно з ч. 2 ст. 5 Закону нотаріус зобов’язаний роз’яснювати за­інтересованим особам їх права та обов’ язки, зміст і значення проектів правочинів, що ними надані.

Здійснивши всі підготовчі дії, нотаріус переходить до розгляду справи по суті і вчинення нотаріальної дії, яка закінчується винесенням відповідного процесуального документа: видачею нотаріального сві­доцтва або вчиненням посвідчувального напису. Саме в цій стадії но­таріус повинен переконатися в тому, що зміст дій, які вчиняються, відповідає вимогам закону і дійсним намірам сторін.

Ця стадія складається з кількох частин: підготовчої; вчинення посвід- чувального напису або видачі свідоцтва; реєстрації нотаріальної дії.

Зміст підготовчої частини складають дії, пов’ язані з установленням фактичних обставин справи. З цією метою нотаріус перевіряє надані документи, дає їм підсумкову оцінку, робить висновок щодо юридичних фактів, права або законного інтересу особи, яка звернулася за вчинен­ням нотаріальної дії. Наприклад, при посвідченні заповіту нотаріус, зокрема, перевіряє, чи не містить заповіт розпоряджень, які суперечать чинному законодавству.

До змісту підготовчої частини належить також вчинення попередніх дій, які повинні передувати вчиненню нотаріального акта з деяких справ. Так, посвідченню факту неоплати чека передує пред’явлення нотаріусом чека до платежу.

У межах підготовчої частини при посвідченні правочинів та вчинен­ні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодав­ством, перевіряється справжність підписів учасників правочинів та ін­ших осіб, що звернулися за вчиненням нотаріальної дії (ст. 45 Закону).

Вчинення нотаріального акта полягає: у видачі свідоцтв про право на спадщину, про право на частку в спільному майні подружжя, про передачу заяви, про посвідчення тотожності фізичної особи з особою, що зображена на фотокартці, про прийняття на збереження документів, про посвідчення факту, що фізична особа є живою, про перебування її у певному місці; у видачі виконавчого напису; у вчиненні посвідчу- вального напису на правочинах, на договорах, про засвідчення справж­ності підпису на документах, вірності перекладу документів або копій документів, або виписок з них; вчиненні напису про заборону відчу­ження майна; у складенні акта опису спадкового майна; у вчиненні морського протесту; у складенні акта про протест векселів про нео- плату, неакцепт або недатування акцепту.

Законодавство (ст. 42 Закону) передбачає можливість відкладення нотаріальної дії у випадку необхідності витребування додаткових відо­мостей або документів від посадових осіб підприємств, установ і ор­ганізацій або направлення документів на експертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен впевнитись у відсутності у за­інтересованих осіб заперечень проти вчинення цієї дії. Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може пере­вищувати одного місяця.

Вчинення нотаріальної дії може бути також відкладено за заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа. Якщо протягом 10 днів від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена. У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви заінтересо­ваної особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого про­сить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняєть­ся до вирішення справи судом.

Стаття 52 Закону передбачає, що всі нотаріальні дії реєструються в реєстрах нотаріальних дій. Запис нотаріальної дії в реєстрі прова­диться нотаріусом або іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових правовідносинах із при­ватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані.