§ 4. Секретар судового засідання

Учасниками цивільного процесу, крім осіб, які беруть участь у спра­ві, є й секретар судового засідання, який згідно зі ст. 47 ЦПК є іншим учасником процесу, тобто особою, яка сприяє організаційному здій­сненню правосуддя, і його діяльність спрямована на забезпечення належного порядку судочинства. Цивільний процесуальний закон вперше визначив процесуальне становище секретаря судового засідан­ня, його права та обов’язки (ст. 48 ЦПК). Таким чином, секретар судо­вого засідання є самостійним учасником процесу. Саме такою проце­суальною урегульованістю цього суб’єкта процесуальних правовідно­син можливо заперечити наявні інші твердження про те, що секретар судового засідання не є таким суб’єктом, оскільки має із судом служ­бові відносини^[4].

Секретар судового засідання не має у справі юридичної заінтересо­ваності. Однак його права у процесі щодо ведення журналу судового засідання, який є одним з основних і важливих процесуальних доку­ментів, а також інші процесуальні повноваження вказують на необхід­ність забезпечити його об’єктивність та неупередженість. Саме тому ЦПК передбачає право осіб, які беруть участь у справі, заявити секре­тарю судового засідання відвід, якщо він:

1) прямо чи побічно заінтересований у результаті розгляду справи;

2)  є членом сім’ ї або близьким родичем (чоловік, дружина, батько, мати, вітчим, мачуха, син, дочка, пасинок, падчерка, брат, сестра, дід, баба, внук, внучка, усиновлювач чи усиновлений, опікун чи піклуваль­ник, член сім’ ї або близький родич цих осіб) сторони або інших осіб, які беруть участь у справі;

3) якщо є інші обставини, які викликають сумнів у його об’єктивності та неупередженості (ст. 22 ЦПК).

На відміну від судді, участь секретаря судового засідання у судо­вому засіданні при попередньому розгляді даної справи в такій же якості не є підставою для його відводу (ч. 3 ст. 22 ЦПК). За наявності зазначених підстав секретар судового засідання зобов’язаний заявити самовідвід (ст. 23 ЦПК).

Закон не передбачає наслідків відводу секретаря судового засідан­ня. Задоволення клопотання про відвід звичайно призводить до від­кладення провадження у справі. Однак розгляд може бути продовжено, якщо можна замінити відведену особу протягом невеликої перерви у судовому засіданні. В ухвалі про відкладення розгляду справи має бути зазначений строк, упродовж якого буде здійснено заміну відведе­ного секретаря судового засідання.

Обов’ язки секретаря судового засідання визначаються як голову­ючим у справі, так і законом, а саме Інструкцією з діловодства в міс­цевому загальному суді, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 р. № 68, а також Інструкцією з діловодства в апеляційному загальному суді, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 6 січня 2006 р. № 1.

Секретар судового засідання здійснює судові виклики і повідом­лення, безпосередньо перед судовим засіданням перевіряє явку та з’ясовує причини неявки осіб, яких було викликано до суду, і доповідає головуючому, забезпечує фіксування судового процесу технічними засобами і веде журнал судового засідання. ЦПК 1963 р. містив пра­вило щодо обов’язкового ведення протоколу судового засідання. Однак широке застосування сучасних технічних засобів суттєво змінило по­ложення, які встановлюють вимоги до такого процесуального доку­мента. Передбачено, що одночасно з проведенням фіксування техніч­ними засобами секретарем судового засідання ведеться журнал судо­вого засідання. Оскільки одночасне виконання цих технічних функцій у деяких випадках може бути ускладненим, наприклад при застосуван­ні застарілих цифрових магнітофонів «Тритон», ст. 197 ЦПК, допов­нюючи ст. 48 ЦПК, передбачає, що фіксування судового засідання технічним засобом здійснює секретар судового засідання або за роз­порядженням головуючого інший працівник апарату суду. Ці ж особи несуть відповідальність за результати роботи комплексу звукозапису, тобто за повноту та якість отриманих даних, повноту та якість архівних копій даних, зобов’ язані слідкувати за технічним станом обладнання цього комплексу. Однак персональну відповідальність за працездат­ність обладнання комплексу звукозапису може нести лише особа, яка пройшла відповідне навчання.

Порядок роботи з технічними засобами (фіксування судового за­сідання, повне або часткове відтворення технічного запису, повне або часткове роздрукування технічного запису, зберігання носіїв інфор­мації тощо) регламентується Інструкцією про порядок фіксування судового процесу технічними засобами в загальних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 21.07.2005     р. № 84, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України08.08.2005   р. за № 868/11148.

Після розгляду справи або відкладення її на інший час на повістках осіб, викликаних до суду, відмічається час їх явки та час залишення суду, завіряється цей запис підписом секретаря судового засідання та відбитком відповідного штампа суду.

Після закінчення судового засідання секретарем судового засідан­ня у терміни відповідно до процесуального законодавства складається, підписується і передається судді протокол судового засідання, якщо процес не фіксувався за допомогою технічних засобів. Протокол пере­віряється та підписується суддею. Про строк виготовлення протоколу судового засідання повідомляються учасники процесу, сторони чи осо­би, що беруть участь у справі, які заявили клопотання про ознайом­лення з ним. З моменту одержання цього повідомлення вони мають право ознайомитись із протоколом та подати на нього зауваження у термін, визначений процесуальним законодавством України. Учас­ники процесу, сторони чи особи, які беруть участь у справі, можуть бути ознайомлені з протоколом судового засідання і мають право по­дати свої зауваження на нього лише в тому випадку, коли судову спра­ву вже розглянуто по суті.

Також секретарем судового засідання ведеться журнал судового засідання у разі, якщо судовий процес фіксується за допомогою тех­нічних засобів зв’язку, при якому не ведеться протокол судового засі­дання. Він підписується секретарем судового засідання невідкладно після судового засідання і приєднується до справи. Цей журнал судо­вого засідання має містити в собі точне, ясне, послідовне викладення всіх дій, що вчинювалися в ході судового розгляду. У процесі розгляду справи, у ході судового засідання головуючий передає секретареві різного роду документи, які нерідко містять важливі відомості про об­ставини, що мають істотне значення для вирішення спору, з метою додання їх до справи в момент її остаточного оформлення.

Секретар судового засідання:

-    підшиває до справи у хронологічному порядку документи, до­дані до справи в ході судового розгляду (у порядку їх надходження), протокол судового засідання, інші процесуальні документи суду;

-    продовжує нумерацію аркушів справи та опис документів, що містяться у справі;

-   робить запис у журналі розгляду судових справ і матеріалів суд­дею про результати розгляду лише тих справ, у яких ведеться протокол судового засідання;

-   про участь у справі народних засідателів робить відмітку у зазна­ченому вище журналі з вказівкою про кількість годин (справи окремо­го провадження);

-    виписує виконавчі листи у справах, рішення в яких підлягають негайному виконанню;

-    після здійснення необхідних дій щодо оформлення завершеної розглядом справи (не пізніше наступного дня після виготовлення про­токолу судового засідання, у разі його ведення) передає справу на зберігання в канцелярію суду.

Якщо розгляд цивільної справи відкладено з призначенням на ін­ший день, то викликаним і присутнім у судовому засіданні особам вручаються відповідні повістки про виклик до суду, повідомлення або оголошується про це з роз’ясненням наслідків неявки під розписку на окремому аркуші, що додається до протоколу (журналу) судового за­сідання. Особам, які не були присутніми в судовому засіданні, але участь яких суд визнав необхідною, повістки про виклик їх до суду надсилаються не пізніше наступного дня.

Про відкладення розгляду справи та про день і час, на який пере­несено розгляд справи, робиться відмітка в журналі розгляду судових справ і матеріалів суддею. Після відкладення розгляду справи секретар судового засідання оформляє справу. В обліково-статистичній картці на справу зазначається причина відкладення.

Секретар судового засідання може уточнювати зміст пояснень чи показань з метою їх правильного відображення у протоколі судового засідання.

Крім зазначеного, секретар судового засідання складає протокол вчинення окремої процесуальної дії, яка проводилася поза судовим засіданням, із зазначенням у ньому ряду відомостей, що передбачено ст. 200 ЦПК, який повинен бути оформлений не пізніше наступного дня після вчинення такої дії. Цей протокол приєднується до справи.