§ 7. Документація та її роль у розслідуванні злочинів

Документація є важливим складовим елементом методу бухгалтер­ського обліку. Це спосіб початкового спостереження за господарськи­ми операціями та обґрунтуванням бухгалтерських записів.

Носій інформації, що дає право на здійснення господарської опе­рації і є доказом її існування, називається документом.

Кожна господарська операція має бути документально оформлена і відображена в бухгалтерському обліку.

Оформлення документів — головна та обов’язкова умова здій­снення господарських операцій. Правильно оформлені документи є підставою для внесення записів у бухгалтерський облік. За допомо­гою документації здійснюється спостереження за роботою підпри­ємства, контролюються законність і доцільність господарських опе­рацій (Положення про документальне забезпечення записів у бухгал­терському обліку: наказ Міністерства фінансів України від 24 жовтня 1995 р. № 88).

Різноманітні злочини (переважно розкрадання приватного, колек­тивного та державного майна у різних галузях економіки) виявляють за допомогою суперечностей, що містяться:

—  в окремому документі;

—   у двох або декількох документах, що відображують рух однієї чи декількох взаємозв’язаних операцій;

—  у документах, що відображують рух однорідних цінностей, за­фіксованих у даних бухгалтерського обліку.

Документи, що використовуються, класифікуються за такими ознаками.

1. За призначенням:

—  розпорядчі, що містять завдання на проведення операції (наказ);

—   виконавчі, що складаються в момент здійснення операції чи од­разу після неї (видаткова накладна);

—   комбіновані, наприклад, розпорядження на здійснення операції та його підтвердження (видатковий касовий ордер);

—   документи бухгалтерського оформлення (довідки, ордери, зве­дення).

2.  За кількістю відображених операцій:

—   разові (про одну операцію — накладна, рахунок);

—   нагромаджувальні (про однорідні операції за певний проміжок часу).

3.  За місцем складання:

—   зовнішні (з іншими контрагентами — договір);

—   внутрішні (усередині підприємства — зі складу чи на склад, у цех тощо).

4.  За ступенем узагальнення:

—   первинні (перші або останні документи, що реєструють дану господарську операцію, — прибуткові накладні тощо);

—   зведені, що узагальнюють первинні: облікові реєстри, звітність.

Порядок створення, прийняття та відображення в бухгалтерському

обліку, а також зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їхніми об’єднаннями та госп­розрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансуєть­ся за рахунок коштів бюджету, регулюється Положенням про докумен­тальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

Господарські операції відображуються в бухгалтерському обліку методом їх повного і безперервного документування. Записи в обліко­вих реєстрах здійснюються на підставі первинних документів.

Усі первинні документи, облікові реєстри та бухгалтерська звітність мають вестися українською мовою.

Документи, що є підставою дня записів у бухгалтерському обліку і написані іноземною мовою, повинні мати тотожний відповідник у перекладі державною мовою або іншою, що вживається поряд з нею.

Первинні документи — це письмові свідчення, що фіксують і під­тверджують господарські операції, включаючи розпорядження та до­зволи адміністрації (власника) на їхнє здійснення. Ці документи мають бути складені під час проведення кожної господарської операції, а якщо немає такої можливості, — одразу після її завершення. При реа­лізації товарів за готівку допускається складання первинного докумен­та не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків та ін. Для контролю та впорядкування оброблення інформації на основі первинних документів можуть складатися зведені документи.

Документи, виготовлені за допомогою обчислювальної техніки на машинозчитувальних носіях, застосовуються в бухгалтерському об­ліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.

Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому) за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації.

На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контраген­тів підприємство, установа зобов’язані за власний рахунок виготовити копії таких документів на паперовому носії.

Первинні документи (на паперових і машинозчитувальних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складено документ; назва документа (форми); код форми; дата і місце складання; зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному та вартісному виразах); посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа. У разі застосування засобів обчислювальної та іншої оргтех­ніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Залежно від характеру операції та технології оброблення даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Документ може бути підписаний від руки, із застосуванням факсимі­ле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом свідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних доку­ментів на обчислювальних машинах та інших засобах оргтехніки, вико­нуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинозчитувальному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитувальному носії. Крім того, створюються технічні, про­грамні засоби та організаційні умови, що виключають можливість для інших осіб користуватися кодами.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затвер­джених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціа­лізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України.

Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові та банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна передбачаються відомчими норма­тивними актами.

У випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути відне­сені до бланків суворої звітності, які друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Міністерством статисти­ки України за погодженням з Міністерством фінансів України.

Порядок використання та обліку бланків первинних документів суво­рої звітності, а також коло господарських операцій, які оформлюються на таких бланках, встановлюються відповідними нормативними актами.

Записи в первинних документах та облікових реєстрах мають здій­снюватися тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та інших засобів, по­кликаних забезпечити збереження цих записів протягом встановлено­го строку зберігання документів та запобігти несанкціонованим ви­правленням.

Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому закреслюванню.

Первинні документи на машинозчитувальних носіях створюються з додержанням вимог указівок про надання юридичної сили докумен­там на носіях інформації та організацію бухгалтерського обліку з ви­користанням обчислювальної техніки.

Керівник підприємства, установи забезпечує фіксацію фактів здій­снення всіх господарських операцій у первинних документах та ви­конання всіма підрозділами, службами і працівниками нормативних вимог щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівник підприємства, установи затверджує перелік осіб, які ма­ють право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здій­снення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна і наданням документів. Кількість осіб, наді­лених правом підписувати документи на здійснення операцій з видан­ня особливо дефіцитних товарів і цінностей, а також бланків суворої звітності, має бути обмеженою.

Відповідальність за вчасне і якісне складання документів, подання їх у встановлені графіком документообігу строки для відображення в бухгалтерському обліку та достовірність даних, наведених у докумен­тах, несуть особи, що склали і підписали ці документи.

Первинні документи підлягають обов’язковій перевірці працівни­ками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом з метою додержання наявності в документах обов’язкових реквізитів та відпо­відності господарської операції чинному законодавству, логічної пов’язаності окремих показників.

Забороняється приймати до виконання первинні документи на опе­рації, що суперечать законодавчим і нормативним актам, установленому порядку прийняття, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно- матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінан­сову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи обов’язково передаються головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення.

Первинні документи, які пройшли оброблення, повинні мати позначку, що виключає можливість їх повторного використання: в разі ручного об­роблення — дату запису в обліковий реєстр, а в разі застосування оргтех­ніки — відбиток штампа оператора, відповідального за їхнє оброблення.

Всі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касо­вих ордерів, а також документи, які стали підставою для нарахування заробітної плати та інших виплат, підлягають обов’язковому погашен­ню штампом або ручним написом «Одержано» чи «Сплачено» із за­значенням дати (число, місяць, рік).

Інформація переноситься до облікових реєстрів після перевірки первинних документів за формою і змістом.

Підприємства і установи, що складають облікові реєстри на маши­нозчитувальних носіях, зобов’язані забезпечити технічні засоби для їхнього відтворення у зручному для читання вигляді.

Перенесення інформації з первинних документів у облікові реєстри здійснюється в міру її надходження до місця оброблення (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше строку, що забезпечує вчасне нарахування та видання заробітної плати, складання бухгалтер­ської і статистичної звітності, декларацій та розрахунків.

Форми облікових реєстрів, порядок записів у них, оброблення та використання необхідної інформації визначаються відповідними до­кументами про порядок їх застосування.

Інформація про господарські операції підприємства, установи за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових реєстрів переносить­ся у згрупованому вигляді до бухгалтерських звітів, порядок складан­ня яких встановлюється відповідною інструкцією.

Виправлення помилок у первинних документах та облікових реєстрах. У тексті та цифрових даних первинних документів, обліко­вих реєстрів і звітів будь-які підчищення та несанкціоновані виправ­лення не допускаються.

Помилки в первинних документах, облікових реєстрах і звітах, за­повнених від руки, виправляються коректурним способом: неправиль­ний текст (або цифри) закреслюється і над закресленим надписується правильний. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб мож­на було прочитати виправлене.

Помилки в облікових реєстрах за минулий звітний період виправ­ляються способом сторно. Він передбачає складання бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція рахунків) заноситься червоним чорнилом або пастою кулькових ручок темного кольору з обведенням помилкового запису. Внесенням цих даних до облікового реєстру в місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис і відображаються правильні сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки супроводжується написом «Виправлено» та підтверджується додатковими підписами осіб, які виявили помилку, із зазначенням дати виправлення.

У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.

Організація документообігу. З метою впорядкування та вчасного одержання для здійснення записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дати створення або одер­жання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передання на оброблення та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі покликаний визначити необхідну кількість підрозділів і виконавців, які мають справу з первинним документом, оптимальний строк його знаходжен­ня в підрозділі, сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або пере­ліку робіт зі створення, перевірки та оброблення документів, що ви­конуються кожним підрозділом підприємства, установи із зазначенням їх взаємозв’язку і строків виконання робіт.

Працівники підприємства, установи розробляють і подають пер­винні документи, які належать до сфери їхньої компетенції, за графіком документообігу. Для цього кожен виконавець забезпечується витягом із графіка, де наведено перелік документів, робота з якими входить до його функціональних обов’язків, строки їх подання та підрозділи під­приємства, установи, до яких передаються ці документи.

Контроль за додержанням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснює головний бухгалтер, вимоги якого щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов’язковим для всіх підрозділів і служб підприємства.

Зберігання документів. Первинні документи та облікові реєстри, що пройшли оброблення, бухгалтерські звіти та баланси підлягають обов’язковому переданню до архіву. До цього вони зберігаються в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під від­повідальність осіб, уповноважених на це головним бухгалтером. Блан­ки суворої звітності мають зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що убезпечує їх від пропажі, підроблення тощо.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на маши­нозчитувальних носіях визначається вказівками щодо організації бухгалтерського обліку з використанням обчислювальної техніки.

Первинні документи поточного місяця, що оброблені ручним спо­собом і належать до відповідного облікового реєстру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, зброшуровуються та переда­ються до архіву з супровідною довідкою.

Строк зберігання первинних документів, облікових реєстрів, бух­галтерських звітів та балансів у архіві підприємства, установи визна­чається згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної представницької та виконавчої влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств (Офіц. вісн. України. — 1998. — № 38. — Ст. 1414).

Зберігання первинних документів та облікових реєстрів, що про­йшли оброблення і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, їх оформлення та передання до архі­ву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Первинні документи, облікові реєстри, бухгалтерські звіти та ба­ланси можуть видаватися із бухгалтерії, а також із архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів тільки за рішен­ням головного бухгалтера.

Первинні документи, облікові реєстри, бухгалтерські звіти і балан­си можуть бути вилучені у підприємств, установ лише за постановою органів дізнання, досудового слідства, прокуратури і судів, державною контрольно-ревізійною та податковою службами відповідно до чинно­го законодавства України. Вилучення оформлюється протоколом (ак­том), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи.

З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зробити копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазна­ченням підстав і дати вилучення.

Якщо вилучаються недооформлені (незброшуровані, непронуме- ровані тощо) томи документів, то з дозволу і в присутності представ­ників органів, що здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, зброшурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи, забезпечують підприємствам, установам за їхнім письмовим зверненням можливість зробити витяг, копію документів для видання довідок за обставинами згідно із зако­нодавством. При вилученні документів у зв’язку з їх підробленням або виявленими зловживаннями працівник державної контрольно-ревізійної служби зобов’язаний негайно повідомити про це правоохоронні орга­ни. Вилучені документи зберігаються до закінчення ревізії. Після цього їх повертають відповідному підприємству, установі або органі­зації, якщо правоохоронні органи не прийняли рішення про виїмку цих документів.

У разі повернення зазначеними органами документів, що були рані­ше вилучені, вони приймаються під розписку відповідною посадовою особою підприємства, установи та разом з рішенням про повернення підшиваються до тих томів, з яких документи були вилучені та в яких містяться постанови про вилучення, реєстр і копії таких документів.

У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових реєстрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та своїм наказом призначає комісію для встановлення переліку документів, яких бракує, і розслідування причин їх пропажі або знищення.

До участі в роботі комісії залучаються представники слідчих орга­нів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформлюються відповідним актом з по­дальшим затвердженням його керівником підприємства, установи. Копія акта в 10-денний строк надсилається керівному органу, до сфери управління якого входить підприємство чи установа, а також підпри­ємством — державній податковій адміністрації; установою — місце­вому фінансовому органу.