§ 2. Міжнародний обіг нотаріальних актів

Нотаріуси приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють на документах посвідчувальні написи у формі, передбаченій іноземними законодавством, якщо це не суперечить законодавству України.

Нотаріальне оформлення документів, призначених для дії за кор­доном, провадиться з урахуванням права тієї держави, до якої вони мають подаватися.

Як правило, документи, складені з додержанням вимог іноземного права, своєю незвичною юридичною термінологією і використанням юридичних формул суттєво відрізняються від документів, прийнятих у правовому обігу України. Зокрема, вони можуть мати незвичні за­головки (наприклад, афідевіт, сертифікат, ретейнер, повноваження, дід тощо), містити незвичний для українського законодавства текст. Так, афідевіт — це письмова урочиста заява; сертифікат — свідоцтво, по­свідчення, довідка; декларація — заява; повноваження — доручення; ретейнер — попередній договір про оплату; статутна декларація — урочиста заява; дід (документ за печаткою) — одностороння угода про відчуження нерухомості, передача абсолютного права власності на нерухомість.

Відрізняються документи і за своїм змістом. Наприклад, доручення, призначене для вчинення дій за кордоном, може включати невідомі українському праву повноваження на здійснення суб’єктивних прав: на продаж фірми з усіма її атрибутами, промислового підприємства тощо.

До найбільш поширених документів, призначених для дії за кор­доном, належать різного роду документи, зокрема, довідки: про те, що особа на території України засудженою (за кримінальними справами) не значиться та в розшуку не перебуває; з місця проживання; медична довідка (форма № 082-у); з місця роботи; з місця навчання. Крім того, нотаріальна практика передбачає посвідчення таких документів, що призначені для дії за кордоном, як заяви, афідевіти: про підтвердження сімейного стану з метою реєстрації шлюбу в іншій державі; про сімей­ний стан у справі відшкодування шкоди родичам, законним спадкоєм­цям громадянина України, померлого в іншій державі тощо.

На вимогу акредитованих в Україні дипломатичних представництв, консульських установ іноземних держав нотаріусами в межах їх ком­петенції можуть оформлятися: дозволи батьків на укладення шлюбу їх сина (доньки) з іноземцем; дозволи на постійне місце проживання за кордоном; дозволи батьків на тимчасовий виїзд неповнолітніх дітей за кордон; дозволи (у вигляді заяви) батьків на усиновлення їх дітей і зміну прізвища, ім’я та по батькові і т. ін.

Дозволяється засвідчувати справжність підпису громадянина на будь-яких заявах, документах, необхідних для подання до суду або іншої компетентної установи іноземної держави для підтвердження обставин, право посвідчення яких за законодавством України належить лише державному органові (час народження, смерті, укладення шлю­бу, факт родинних відносин тощо).

У разі звернення фізичних або юридичних осіб щодо оформлення документів, призначених для дії за кордоном, нотаріус повинен спри­яти здійсненню їх прав та захисту законних інтересів (ст. 5 Закону), роз’ яснити, що вони вправі звернутися за правовою допомогою до адвокатських об’ єднань та адвокатів, які спеціалізуються з питань міжнародного права (Укрінюрколегія, Міжнародна адвокатська компа­нія Бі.Ай.Ем., Спеціалізоване об’єднання адвокатів з іноземних справ «Українська правнича колегія» тощо).

Документ, призначений для дії за кордоном, викладається україн­ською мовою. На прохання фізичних чи юридичних осіб може бути оформлений його переклад іноземною мовою за правилами засвідчен­ня вірності перекладу документа з однієї мови на іншу мову. Зокрема, текст перекладу може бути викладений окремо від тексту документа. У такому випадку перекладається весь текст документа, включаючи посвідчувальний напис нотаріуса. Під текстом перекладу вчиняється посвідчувальний напис нотаріуса українською мовою. Переклад, що зроблений на окремому аркуші, підшивається до документа і скріплю­ється підписом нотаріуса.

Також здійснюється викладення текстів документів та перекладу на одному аркуші. У цьому випадку на лівій стороні аркуша вміщуєть­ся текст документа українською мовою, а переклад — на правій. Під українським та іноземним текстами нотаріусом вчиняється один по- свідчувальний напис українською мовою про посвідчення або засвід­чення документа. Одночасно в посвідчувальному написі зазначається про засвідчення вірності зробленого нотаріусом перекладу чи про за­свідчення справжності підпису перекладача.

При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріуси повинні враховувати деякі особливості їх складання та оформлення.

Так, у текстах довіреностей, повноважень, афідевітах тощо, крім прізвища, ім’ я та по батькові, які мають бути записані згідно з паспор­том, може бути також зазначено, під яким прізвищем, ім’ ям громадянин відомий в іноземній державі.

У тексті оформлюваних документів нотаріусом зазначається По­сольство або компетентні органи країни, до якої звертається заінте­ресована особа.

Для деяких країн у довіреностях, свідоцтвах про посвідчення фак­ту, що громадянин є живим, крім звичайних реквізитів іноді може за­значатися громадянство чи національність, рік народження, сімейний стан, професія тощо.

Документи (листи, фотокартки, квитанції та ін.), що додаються до афідевіту на підтвердження викладених у ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Згідно з вимогами деяких країн наявність цих до­датків повинна бути застережена в посвідчувальному написі.

Іноді вимагається подання двох і більше примірників документа, наприклад, довіреності. У такому випадку нотаріус вправі посвідчити дві довіреності однакового змісту, але кожна з них реєструється в реє­стрі для реєстрації нотаріальних дій під самостійним номером. У спра­вах нотаріуса залишається один примірник довіреності, на якому за­значаються відповідно два реєстрових номери.

Іноземним правом може бути передбачений і особливий порядок підписання документів. Так, на довіреностях, заявах та інших доку­ментах громадянину необхідно написати у рядок згідно з даними паспорта своє прізвище, ім’я та по батькові у тій послідовності, яка зазначена у тексті документа, а потім розписатися. У разі, коли доку­мент викладено двома мовами — українською та іноземною — підпис у зазначеному вище порядку має бути зроблений під обома текстами по ширині аркуша.

На довіреності, афідевіту, заяві тощо, призначених для дії в США, Канаді та деяких інших країнах, неписьменний громадянин проставляє під текстом документа три хрести. При цьому мають бути присутні два свідки, які підписуються із зазначенням повністю свого прізвища, імені та по батькові.

Посвідчувальні написи на документах, складених з урахуванням вимог іноземного права, вчиняються, як правило, за формами, перед­баченими чинним законодавством. Проте деякі документи оформля­ються без вчинення на них звичайного для українського права посвід- чувального напису. Як приклад можна навести дід, що оформляється для ведення справ із відчуження нерухомості в США. Документ ви­кладається англійською мовою на спеціальному типографському блан­ку. Особа, від імені якої він оформляється, розписується в певному місці діда. На підтвердження його оформлення розписується і нотарі­ус та проставляє на ньому відбиток печатки. Посвідчувальний напис на діді не проставляється, але до нього додається зроблений переклад українською мовою, який підписується особою. Нотаріус вчиняє на перекладі посвідчувальний напис про посвідчення діда. Переклад у встановленому порядку прикріплюється до діду.

У такому ж порядку проводиться оформлення формулярів для пенсійного забезпечення, розписок на одержання грошових сум та звільнених розписок.

Нотаріус зобов’ язаний забезпечити належну культуру оформлення документа. Переклади мають бути надруковані, не допускається на­писання тексту від руки. На нотаріально оформлюваних документах, призначених для дії за кордоном, прокреслення не проставляється.

Документи, що видані та мають юридичну силу на території од­нієї держави, можуть використовуватись на території іншої держави тільки після їх відповідного засвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Існує два способи такого засвідчення: консульська легалізація та проставляння апостилю.

Консульська легалізація офіційного документа означає перевірку його відповідності чинному законодавству України або держави пере­бування, встановлення та посвідчення дійсності документа або справ­жності підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ або засвідчила попередній підпис, а також дійсності відбитку штампу, печатки, якими скріплено документ.

Консульська легалізація вимагає обов’язкового посвідчення до­кументів компетентними органами України з подальшим засвідченням у консульській установі тієї держави, де має бути представлений цей документ. Слід зазначити, що документ, який пройшов всі етапи за­свідчення, є офіційним лише для тієї країни, консульська служба якої його легалізувала.

З метою спрощення процесу визнання іноземних документів, 5 жовтня 1961 р. у Гаазі (Королівство Нідерландів) підписано Конвенцію, що відміняє вимогу легалізації іноземних документів. 10 січня 2002 р. Верховною Радою України прийнято Закон № 2933-III «Про приєднан­ня України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів»^[5], відповідно до якого Україна приєдналася до цієї Конвенції. Чинності для України вона набула 22.12.2003 р.

При застосуванні Гаазької конвенції виконується процедура про­ставляння апостилю на офіційних документах компетентними органа­ми України для представлення їх на території держав — учасниць Конвенції.

Апостиль — це спеціальний штамп у формі квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 сантиметрам, який засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписувала документ, і автентичність відбитку печатки або штампа, яким скріпле­но документ.

В Україні розмір спеціального штампу апостиля встановлено 10х10 см.

Відповідно до вимог ст. 4 Конвенції, апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріпляється з доку­ментом; він повинен відповідати зразку, що додається до Конвенції. При цьому текст Конвенції, а отже, і зразка апостилю, викладено фран­цузькою та англійською мовами. Однак апостиль може бути складений офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок має бути ви­кладений французькою мовою.

Відповідно до статей 3, 4 і 6 Конвенції, що скасовує вимогу лега­лізації іноземних офіційних документів, Кабінет Міністрів України своєю постановою № 61 від 18.01.2003 р. «Про надання повноважень на проставляння апостилю, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів» надав повноваження на про­ставляння апостилю таким відомствам:

Міністерству освіти і науки, молоді та спорту — на офіційних до­кументах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами, що стосуються галузі освіти і науки;

Міністерству юстиції — на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформлюються нотаріу­сами України;

Міністерству закордонних справ — на всіх інших видах документів.

Правила проставляння апостилю затверджені спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил проставлення апостилю на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав» № 237/803/151/5 від 5 груд­ня 2003 р. і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 р. за № 1151/8472.

Не проставляється апостиль на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України, адміністративних документах, що безпосередньо стосуються комерційних або митних операцій, до­кументах, що мають характер листування, а також на оригіналах, ко­піях паспортних документів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних за­собів (технічних паспортів), посвідчень особи, нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування.

Що стосується оригіналів офіційних документів, виданих устано­вами колишніх союзних республік у складі СРСР, то апостиль може бути проставлений тільки на копіях цих документів, засвідчених но­таріусами України у встановленому порядку.

Певними спеціальними правилами характеризується порядок по­свідчення довіреностей за умови, що вони призначаються для дії за кордоном.

За заявою особи, яка видає довіреність, що призначається для дії за кордоном, така довіреність може бути зареєстрована в Єдиному реєстрі довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку, відповід­но до вимог Положення про Єдиний реєстр довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку, про що нотаріусом зазначається у тексті до­віреності. Довіреність, що призначається для вчинення дій за кордоном і не містить вказівки про строк її чинності, зберігає силу до її скасу­вання особою, яка видала довіреність, про що може бути зазначено в тексті довіреності.

Дата складання довіреності може бути зазначена на початку або в кін­ці її тексту. Нотаріус вправі посвідчувати довіреність незалежно від тер­міну її дії, або якщо в ній зазначено, що вона дійсна до її припинення.

Законодавством канадської провінції Квебек вимагається, щоб до­віреність, яка видається на ведення спадкової справи (за умови, якщо вона передбачає реалізацію нерухомого майна), була підписана разомз особою, яка її видає, також її чоловіком (дружиною).

Документи, складені відповідно до вимог міжнародних договорів, представляють нотаріусам фізичні та юридичні особи, які беруть участь за кордоном у цивільних та інших правовідносинах.

Відповідно до ст. 100 Закону, документи, складені за кордоном за участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України.

Акт консульської легалізації полягає у вчиненні українським кон­сулом легалізаційного напису на акті (або документі). Процедура консульської легалізації встановлюється Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затвердженою наказом Міністерства закордонних справ України від4  червня 2002 р.

Наслідки акта консульської легалізації полягають у тому, що нота­ріус набуває права приймати до розгляду відповідний документ (або акт). Однак вона не звільняє його від дотримання загальних правил українського законодавства, що регулюють прийняття документа для вчинення нотаріальної дії. Зокрема, нотаріус повинен зі свого боку перевірити, чи відповідає легалізований документ вимогам законодав­ства (статті 47, 49 Закону).

Прийнятий нотаріусом легалізований документ оцінюється ним на загальних підставах. Легалізаційний напис, вчинений на ньому консу­лом, не надає акту додаткової юридичної сили.

Українське законодавство передбачає можливість встановлення винятків із правил про обов’язкову консульську легалізацію (ч. 2 ст. 100 Закону). Без легалізації приймаються документи, складені за кордоном, у таких випадках, коли це передбачено законодавством України, між­народними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України (або щодо яких держава Україна визнала себе право­наступником).