ТЕМА 2.10. Документация и отчетность по охране труда

ТЕМА 2.10. Документация и отчетность по охране труда

2.10.1. Основные типы документов по охране труда
2.10.2. Организация документооборота по охране труда
2.10.3. Номенклатура дел по охране труда
2.10.4. Документация по охране труда на рабочих местах
2.10.5. Отчетность по охране труда

2.10.1. Основные типы документов по охране труда

Документация по охране труда так же обширна, всеобща и разнообразна, как и сама охрана труда. Ведение этой документации внутреннее дело работодателя. Однако оно настолько важно, что все современные системы управления охраной труда специально оговаривают этот вопрос, описывают, ЧТО и КАК должен делать работодатель (в его же собственных интересах).
Из всего разнообразия документов, мы выделяем несколько основных типов документации по охране труда.
Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, связанные с вопросами охраны труда и безопасности производства. Эти акты устанавливают организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда и, тем самым, работодателем – государственных нормативных требований охраны труда.
Во-вторых, это различные фиксирующие деятельность работников (и　тем самым – деятельность работодателя) по соблюдению требований локальных нормативных актов, государственных нормативных требований охраны труда и т.п. К такой документации следует отнести и результаты аттестации рабочих мест по условиям труда. Это самый большой тип документов по охране труда у работодателя. Он фиксирует (документирует) всю конкретную деятельность, но главное, мероприятия по профилактике производственного травматизма и профессиональной заболеваемости.
В-третьих, важнейшие документы охраны труда – материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В принципе они тоже относятся к “записям”, но их особый статус, их крайняя важность и для пострадавшего и для работодателя заставляют выделить их из массива всех других записей.
В-четвертых, это письма и предписания органов власти, надзора и контроля и т.п. Все они, как правило, требуют каких-то оперативных действий, а потому и выделены особо.
В-пятых, документы, содержащие государственные нормативные требования охраны труда. Все они нужны не только для их выполнения и для информирования работников об условиях их труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя (по охране труда). Полезно иметь базу действующей нормативной правовой и нормативно-технической документации по охране труда и безопасности производственной деятельности и договор со сторонней организацией, осуществляющей информационное обслуживание по актуализации этой базы.
В-шестых, документы, содержащие требования к правильной эксплуатации того или иного оборудования, безопасному использованию инструмента, сведения об опасности материалов, сертификаты соответствия и т.п. “внешние” документы.
В-седьмых, документы официальной статистической отчетности работодателя перед органами государственной власти. Наличие этих документов подразумевает и восьмой тип　– документы внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем). Эти документы могут содержать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя.
В чем-то условно, но к особому, девятому в классификации, типу документов могут быть отнесены учебно-методические, чисто информационные и другие (не строго обязательные) документы, связанные с работами по охране труда и обеспечением безопасности производства.
Десятый тип образуют все прочие (не относящиеся к первым девяти типам) документы, которых, как правило, и на горе специалистам по охране труда, более чем достаточно.

 

 

2.10.2. Организация документооборота по охране труда

Согласно требованиям всех современных систем управления работодатель должен разрабатывать и обеспечивать ведение документации (на бумажных носителях или в электронном виде), в которой устанавливаются и описываются все основные процедуры управления охраной труда в их взаимодействии.
Документация должна быть удобочитаемой, легко идентифицируемой, сопровождаться указанием даты введения в действие и срока действия документа. Документация должна храниться в течение установленного срока. Должен быть установлен порядок разработки, обновления, хранения и уничтожения документов различного вида. Этот порядок должен по мере необходимости корректироваться. При этом следует помнить, что документация обязательно должна быть в объеме, достаточном для ее результативного использования.
Делопроизводство по охране труда организуется в рамках общего порядка по документообороту у данного работодателя и осуществляется в соответствии с этим установленным порядком с учетом специфики работы по охране труда.
При организации документооборота следуют выделять:
1)　внешнюю документацию,
2)　документацию управления организацией,
3)　документацию подразделения,
4)　документы на рабочих местах.
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
- прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
- следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.
По окончании года проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив.
Заметим, что всю документацию по охране труда следует выдавать только под роспись, чтобы избежать недоразумений, связанных с небрежным обращением отдельных работников с документацией по охране труда, вплоть до ее потери.

 

 

2.10.3. Номенклатура дел по охране труда

Примерная номенклатура дел службы охраны труда приведена ниже.

Примерная номенклатура дел службы охраны труда

№	Наименование документов	Срок хранения (год)
1	Структура организации. Положения и инструкции о правах и обязанностях руководящих работников и специалистов по охране труда. Должностные инструкции работников отдела охраны труда	На период действия
2	Законодательные и иные нормативные правовые акты, содержащие государственные нормативные требования охраны труда; постановления, решения, приказы, распоряжения территориальных подразделений федеральных органов надзора и контроля в сфере охраны труда и безопасности производства	На период действия
3	Приказы, распоряжения работодателя	3
4	Текущие информационно-предписывающие документы органов государственного управления, надзора и контроля: циркуляры, указания, директивные письма	3
5	Акты и предписания государственной инспекции труда и других органов государственного надзора и контроля	5
6	Доклады, докладные записки, справки, отчеты и информация о состоянии охраны труда	3
7	Протоколы совещаний по вопросам охраны труда	3
8	Коллективные договоры. Материалы	10
9	Утвержденные программы, планы и сметы мероприятий по улучшению состояния и охраны труда. Отчеты об освоении средств на мероприятия по охране труда	5
10	Планы, графики работы комитета (комиссии) по охране труда	1
11	Документы по аттестации рабочих мест	45
12	Протоколы инструментальных измерений опасных и вредных производственных факторов на рабочих местах	5
13	Акты обследования условий труда и переписка по вопросам улучшения условий труда	5
14	Акты, протоколы и другие документы по расследованию несчастных случаев на производстве. Копии актов по форме Н-1. Материалы по расследованию острых отравлений и профессиональных заболеваний	45
15	Документы по расследованию несчастных случаев, признанных не связанными с производством	45
16	Утвержденные нормы выдачи средств индивидуальной защиты и специального питания. Переписка по обеспечению, выдаче, хранению и использованию СИЗ	3
17	Заявки, переписка и другие документы по обеспечению структурных подразделений нормативными документами, правилами, нормами, типовыми инструкциями, СНиП. Переписка по применению и разъяснению правил, инструкций и циркуляров по охране труда (бюллетени, справочники и др. издания министерств, ведомств и организаций). Переписка по разработке должностных инструкций и положений о правах и обязанностях должностных лиц по охране труда	3
18	Программа вводного инструктажа по охране труда	5
19	Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда	45
20	Протоколы заседаний экзаменационной комиссии по проверке знаний требований охраны труда у работников и специалистов	3
21	Подготовка и переподготовка кадров. Переписка по организации обучения, проведения краткосрочных курсов по охране труда с отрывом и без отрыва от производства. Учебные планы и программы краткосрочных курсов по охране труда. Переписка по вопросам проведения консультаций, курсов, семинаров	5
22	Договоры и документы по оказанию услуг и проведению НИР по охране труда. Сводные перспективные и годовые тематические планы ведения этих работ.	3
23	Материалы о передовом опыте и участии в выставках по охране труда	5
24	Переписка по вопросам охраны труда (входящая)	5
25	Переписка по вопросам охраны труда (исходящая)	3

 

 

 

2.10.4. Документация по охране труда на рабочих местах

Для каждого функционального подразделения определяются места постоянного хранения рабочих и　контрольных экземпляров документации по охране труда с　конкретным Перечнем документов по каждому рабочему месту и указанием лица, ответственного за комплектность и　состояние этих документов в указанном месте.
Среди этих документов в первую очередь следует иметь в виду Инструкции по охране труда на все рабочие места и на все виды производимых работ. Журналы учета первичного инструктажа и специального инструктажа для работ с повышенной опасностью. Закрытые наряды на работы с повышенной опасностью. Журналы учета микротравм. Журналы учета инцидентов и аварий (для опасных производственных объектов). Здесь же необходимы журналы первой ступени контроля и т.п.
Руководители функциональных подразделений обеспечивают укомплектование нормативными правовыми документами, организуют работу по своевременному обновлению и представлению своим работникам информации о　состоянии нормативной базы в области охраны труда.
Получение, рассылка и ознакомление с документами по охране труда должны производиться с обязательной регистрацией.

 

 

2.10.5. Отчетность по охране труда

Эффективная организация работ по охране труда немыслима без документов внутренней отчетности подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем).
Структурные (функциональные) подразделения отчитываются перед организацией в целом:
1) ежемесячно:
- о проведенных проверках состояния охраны труда комиссиями вышестоящих органов, органов государственного надзора и своими силами с указанием выявленных нарушений и выданных предписаний;
- о выполнении приказов, предписаний, решений совещаний по вопросам охраны труда с указанием невыполненных документов и причин невыполнения;
- о привлечении к дисциплинарной, административной, материальной, уголовной ответственности работников с указанием, за какие нарушения они привлечены;
- об изданных распоряжениях по вопросам охраны труда с указанием цели распоряжения;
- о производимых работах с привлечением сторонних организаций, с указанием принятых мер по обеспечению безопасности при производстве работ;
2) один раз в полугодие:
- о количестве рабочих мест, подлежащих аттестации, с указанием количества аттестованных рабочих мест;
- о количестве работников, повысивших квалификацию и прошедших обучение безопасным методам труда;
- о выполнении мероприятий, направленных на улучшение условий и охраны труда, с указанием количества мероприятий, фактических затрат, количества работников, которым улучшены условия труда;
3) немедленно и в сроки, установленные соответствующими нормативными документами для окончания расследования несчастных случаев на производстве:
- о случаях приостановления работы основного оборудования с указанием причин;
- о случаях производственного травматизма с указанием числа пострадавших, в том числе со смертельным исходом, обстоятельств, причин и принятых мер;
- о происшедших опасных случаях (отказах оборудования, авариях, дорожно-транспортных происшествиях, пожарах и т. п.) с указанием обстоятельств и причин;
Служба охраны труда отчитывается перед руководством организации (ее собственником или его представителями, например Советом директоров) не реже, чем один раз в год.
Организация-работодатель отчитываются перед органами государственного надзора, статистическими управлениями в сроки и по формам, установленным этими органами.
Статистический инструментарий для организации статистического наблюдения в сфере охраны труда состоит из двух форм: 1-т (условия труда) “Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда” и 7- травматизм “Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях”.